Hoe huur je een adviseur in voor een vaag en complex probleem?
In de meeste situaties is het inhuren van een externe adviseur niet héél ingewikkeld. In veel gevallen is hetgeen waarvoor je de adviseur nodig hebt vrij helder: je zoekt iemand die kan ondersteunen bij het bepalen van de communicatiestrategie, iemand die een productieproces kan helpen verbeteren of je zoekt bijvoorbeeld een teamcoach.
Maar wat nu als je wel een probleem ervaart, maar niet heel scherp onder woorden kan brengen of kan duiden wat het probleem precies is? Als je zaken in je organisatie ziet vertragen, mensen gedemotiveerder ziet raken of als je het gevoel hebt dat je op de concurrentie achter begint te lopen, maar niet weet hoe dat komt?
Wie bel je dan?!
In zo’n situatie heb je niet een adviseur nodig ‘die het probleem komt fixen’. Waar moet ‘ie beginnen en hoe weet je dat wat hij of zij doet, ook daadwerkelijk iets oplost? Je hebt wél iemand nodig:
1. die in staat is jou te helpen de situatie te onderzoeken en te duiden
2. die daardoor samen met jou het probleem of de problemen kan identificeren
3. die bereid is samen met jou te onderzoeken welke oplossingsrichtingen werken
4. die ook weer bereid is weer op(zij) te stappen of iemand anders in te schakelen als dat nodig is.
Hoe vind jij als directie, manager of projectleider de juiste persoon? Of als je daar vanuit de organisatie draagvlak (bijvoorbeeld van een manager of de directie) of hulp (bijvoorbeeld van een afdeling inkoop) voor nodig hebt, hoe zorg je voor een heldere businesscase of briefing, die leidt tot het vinden van de juiste persoon?
Het voornaamste kenmerk van complexe problemen is dat oorzaak en gevolg - en dus oplossingen – nog niet duidelijk zijn. Voor het maken van je businesscase of briefing betekent dit:
dat je dé oorzaak nog niet kunt definiëren. Wat je wél kunt doen, is opschrijven welke problemen je ervaart en voor zover mogelijk: wat die de organisatie kosten
dat je niet meteen op zoek gaat naar dé oplossing, maar dat je begint met verkenning en onderzoek. Om zicht te krijgen op de eerste stappen die al kunnen worden gezet
dat je niet alleen op zoek gaat naar een oplossing, maar tevens binnen de organisatie leert om te gaan met complexiteit. Complexe problemen oplossen is immers learning by doing. Een belangrijke skill binnen organisaties!
dat je nog niet weet hoeveel tijd het gaat kosten en dus ook niet hoeveel geld. In plaats van een Return on Investment in te vullen (wat gaat het ons kosten en hoeveel gaat het ons opleveren?) kun je nadenken over je affordable loss: wat ben je bereid om in te zetten (in tijd, geld, energie) om een stap verder te komen met dit lastige probleem?
dat je je case stapsgewijs moet opbouwen. Vraag budget voor bijvoorbeeld drie of vier maanden inhuur met optie tot verlenging.
Als de uitvraag (zoektocht) via een afdeling inkoop gaat, moet je vervolgens met de businesscase duidelijk maken dat je probleem, of de opdracht voor de in te huren professional, nog heel breed is. Dat je voor een dergelijk complex en misschien nog vaag of abstract probleem (in eerste instantie) geen communicatie-adviseur, procesverbeteraar of agile consultant zoekt. Je weet immers nog niet wat voor type je nodig hebt.
Je zoekt een organisatie-adviseur in de klassieke zin van het woord. Iemand die met je kan sparren en kan meedenken over alle facetten van je organisatie of programma: strategie, cultuur, besturing, innovatie, procesinrichting… Zie je inhuuropdracht daarom meer als een contactadvertentie dan als het plaatsen van een klus op Werkspot.
Bijvoorbeeld: je organisatie zit een beetje in het slop. Het draait wel, maar niet van harte. Energie in de teams en het financiële rendement laten geen stijgende lijn zien. Maar waar het precies in zit? Waarschijnlijk een combinatie van onduidelijke visie, te bureaucratische processen, een cultuur met een paar vervelende kantjes en een aantal plekken waar net niet de goede mensen zitten. Dus waar begin je? Een inhuuropdracht voor deze situatie zou als volgt kunnen beginnen:
“Gevraagd - organisatievernieuwer. Sparring partner voor directie om samen nieuwe wegen te verkennen. Innovatief type dat plannen ook kan helpen uitvoeren. Ervaring met complexe organisaties is een must. Scherpe analyse en empathie gaan hand in hand. Geen ja-knikker maar een mee- en omdenker.”
In de eisen kun je verder zaken opnemen die je zelf belangrijk vindt (sectorkennis, specifieke ervaring etc.). Vergeet niet op te nemen dat je flexibiliteit zoekt: bij een complex probleem weet je immers van tevoren niet waar je gaat uitkomen. En je hebt een budget om rekening mee te houden. Tekst zou dan dus kunnen zijn: “minimale beschikbaarheid twee dagen per week, voor periode van vier maanden (met optie tot verlenging). Werkelijk aantal dagen in overleg nader te bepalen”. Enz.
Samenvattend: wéét je dat het beter zou kunnen in jouw organisatie of project, maar is het lastig aan te duiden hoe precies? Huur dan geen specialist in, maar een generalist die samen met jou en je team deze complexe materie kan duiden. Doe dat voor een initieel korte periode. Vraag (en geef) flexibiliteit. Pak zaken stap-voor-stap aan. Selecteer op persoon en op “klik”, niet op functietitel. Experimenteer, leer en verbeter. En stop op tijd met dingen en mensen die niet werken.